Seleccionar un LMS corporativo ¿qué nos debe ofrecer?

A esta alturas del año que acabamos de estrenar, los informes de tendencias y pronósticos para 2016 empiezan a proliferar, y en el ámbito de los LMS la cosa no es diferente. El mercado de software Learning Management System no para de cambiar y ofrecer nuevas soluciones, aplicaciones, módulos y demás, para amoldarse al máximo a las crecientes necesidades, ya no solo de las grandes compañías, sino de las medianas y pequeñas empresas. Los LMS empiezan a volver a tener un protagonismo, dormido durante mucho tiempo al abrigo de ser un simple commodity tecnológico, para posicionarse de nuevo como Sistema de Gestión de Aprendizaje totalmente renovado y adaptado a las nuevas necesidades formativas.

Es bien conocido que las grandes compañías disponen de equipos de IT que se encargan de preparar las RFP’s para la elección de los sistemas de Gestión de la Formación, su configuración y mantenimiento, lo que supone la implicación de un equipo de técnicos cualificados dedicados a todo un subconjunto de tareas que no siempre son sencillas ni mucho menos. Las medianas y pequeñas empresas no pueden permitirse estos recursos, por lo que deben acomodar sus recursos a las necesidades y su contexto, por ello desgranamos a continuación en qué aspectos deben centrarse este tipo de compañías ante la elección de un LMS que cumpla con sus expectativas, huyendo de prejuicios, productos específicos o recorrido en el tiempo de una solución concreta.

La facilidad de uso

Dificultad en el aprendizaje del sistema es uno de los 5 grandes retos del software de gestión de aprendizaje para cualquier tipo de compañía, grande o pequeña. Especialmente para las organizaciones pequeñas, cuando no tienen demasiado tiempo, habilidades, y el presupuesto para formación sobre el LMS es limitado o directamente inexistente, es fundamental que el software sea realmente intuitivo y se pueda empezar a trabajar con él en un muy corto plazo de tiempo, lo que obliga a que su curva de aprendizaje sea lo más plana posible.

No debemos olvidarnos de dos pilares básicos para que la facilidad de uso sea una realidad, la interfaz de usuario por un lado y la experiencia del usuario por el otro. Estamos en un momento en que la multiplicación de pantallas hace que los usuarios estén muy acostumbrados a diseños modernos y elegantes, entornos adaptados a movilidad, materiales pensados para diferentes contextos de uso, sin tener que perder demasiado tiempo en intentar comprender cómo funciona en sí misma la plataforma.

Opciones de pago flexibles

Las empresas pequeñas y medianas suelen contar con un presupuesto muy limitado, a veces casi inexistente a no ser que la necesidad sea muy imperiosa, por lo que si se ofrecen soluciones de pago que flexibilizan las condiciones de pago, o se escogen modelos SaaS con pagos mensuales asequibles, se podrá facilitar la opción de inversión en estos sistemas.

En este sentido siempre surge la pregunta de siempre acerca de la opción del software libre, que es eso, libre, pero no gratis, aspecto que a día de hoy sigue presentando sus problemas por esta diferenciación no bien asumida, puesto que la implementación, configuración y personalización del entorno va a tener un coste asociado que se debe tener claro de partida.

Se opte por la solución que sea, siempre se va a anteponer al coste que realmente la herramienta a escoger satisfaga las necesidades fundamentales y funciona operativamente según las expectativas deseadas, no solo en base a lo que una ficha de producto dice que hace.

Configuración sencilla

Al hilo de lo anterior, se nos plantea el reto de escoger un LMS que comporte una curva my baja, e incluso inexistente, en lo que a la configuración y parametrización del sistema se refiere. Generalmente, los presupuestos destinados a este concepto serán muy bajos pero no por ello a de suponer una merma en la configuración del entorno, y por ello se hace imprescindible que sea una tarea sencilla e incluso que con unos pocos clics por sección se pueda realizar para empezar la operativa dentro del sistema.

De hecho, hoy en día nos encontramos con muchos sistemas que se configuran con pocos clics para estar 100% operativos de base, donde luego con el tiempo, la dedicación y la experiencia (aquí es donde un experto ha de aportar valor), se pueden ir perfeccionando y adaptando diferentes módulos o addons en base a las necesidades reales. Esto en un modelo donde muchas aplicaciones y servicios se centran en la nube, es una realidad ya existente en muchos casos.

Factor clave: la personalización del LMS

La falta de un gran presupuesto no tiene porqué afectar a la cantidad de funcionalidades ni a la capacidad de modificar la capa de presentación de usuario, es más, la capacidad para dar forma personal a todos estos aspectos, es algo que se ha vuelto ya desde hace unos años fundamental e irrenunciable. Ya no es solo que se puedan poner unos logos y unos colores corporativos y ya está, estamos hablando de la capacidad que tienen hoy en día muchos sistemas para ser completamente modulares, donde pueda tener cabida la flexibilidad para crear con una misma base, productos totalmente diferentes porque se han personalizado para diferentes usuarios y/o necesidades. Esta capacidad de adaptación va a ser sin duda uno de los pilares básicos para escoger entre un sistema u otro.

Facilidad de implementación

La gestión de las infraestructuras es otro elemento que supone un coste a tener en cuenta, donde en muchas ocasiones incluso la mejor opción es trabajar con una solución SaaS en la nube donde los aspectos relativos a mantenimiento de infraestructuras o ancho de banda, desaparecen por completo, delegando en un tercero esas tareas. Este tipo de modelo permite trabajar desde el minuto cero, de forma muy rápida y adaptar los costes a las necesidades, capacidades o funcionalidades ofertadas, de forma que cómodamente se pueda centrar el foco en la acción formativa más que en la técnica, que requiere de tiempo y especialidad.

Seguridad de datos

Con la creciente popularidad y la adopción de la nube, se están tomando muchas medidas para garantizar la seguridad de los datos en este modelo. Todo lo que necesitamos es asegurarnos de que el proveedor es sensible en cuanto a las políticas de seguridad de los datos, e implementa medidas tales como la existencia de bases de datos independientes para cada cliente o el uso de entornos cifrados SSL.

Escoger solo aquello que necesitemos

Es cierto que uno de los elementos que más rápido vamos a mirar a una ficha técnica de producto, es la cantidad de características y funciones de que dispone, pero precisamente ese efecto llamada puede ser completamente contraproducente, tanto para nuestra ratio de satisfacción final, como para la función pedagógica de nuestro plan de formación.

Tenemos que analizar con distancia todas las funcionalidades de un software, de forma aséptica sin dejarnos impresionar, y seleccionar las que realmente van a ser útiles para nuestras necesidades, de forma que cubran las expectativas creadas en base a nuestro modelo formativo, algo tan “sencillo” como centrarse en aquello realmente útil evitando caer en lo accesorio. Analizemos qué es imprescindible para nosotros, apliquemos un escalado de importancia y empecemos por el check-in de validación de nuestra lista de deseos, de esta forma seremos conscientes de si nos estamos ciñiendo a nuestra hoja de ruta, o por el contrario nos estamos dejando llevar por un conjunto de funcionalidades que ni habíamos tenido en cuenta y que no sabemos si utilizaremos.

Soporte LMS

Anteriormente hemos mencionado la facilidad de uso como uno de los factores clave a tener en cuenta, la baja curva de aprendizaje del entorno y la facilidad de comenzar a trabajar con el LMS con solo unos clics.  Si bien es cierto que esto es totalmente deseable, no lo es menos el hecho de que se incluya un buen sistema de documentación, guías, manuales, videotutoriales, etc. como ayuda para ser completamente autónomos, y por supuesto un sistema de soporte que en caso de no saber cómo proceder o ante un problema técnico, sepamos que podemos contar con una persona que de salida a nuestras dudas.

La documentación que se ofrezca nos va a dar buena cuenta del nivel de detalle que el proveedor del LMS aplica a su producto, lo que lo mima y cuida y sobre todo, en cómo piensa en el usuario final del mismo. No se trata de ofrecer siempre un soporte 24 x 7, pero puestos a pedir si se da el caso, eso ya es la guinda del pastel.

 

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